W celu wysyłki wniosku do Urzędu Wojewódzkiego w sprawie ogłoszenie aktów, należy przejść do sekcji Nowy Wniosek i wybrać formularz Wniosek o ogłoszenie aktów w Dzienniku Urzędowym Województwa (pliki ZIPX / ZIP).
Wyświetlony zostanie formularz wniosku, w którym uzupełniamy:
1.znak sprawy,
2.datę wniosku – domyślnie wyświetlana jest aktualna data, po kliknięciu na nią, wyświetlany jest kalendarz z możliwością zmiany,
3.funkcję podpisującego - dane są automatycznie pobierane z profilu użytkownika ale możemy je zmodyfikować bezpośrednio na formularzu.
Odbiorca wniosku uzupełniany jest na podstawie danych zapisanych w profilu instytucji. W celu wskazania innego odbiorcy, klikamy na Zmień.
Imię i nazwisko osoby składającej wniosek pobierane jest z certyfikatu podpisującego.
Dodawanie plików do wniosku
Pliki do wniosku możemy dodać na dwa sposoby:
1.Poprzez przeciągnięcie plików – w tym celu „przeciągamy” plik zipx do odpowiedniego pola formularza i upuszczamy go w tym miejscu,
2.Poprzez wybranie plików z dysku – po kliknięciu na Wybierz z dysku, wyświetlone zostanie standardowe okno przeglądania zasobów komputera, wskazujemy odpowiedni plik i klikamy na Otwórz.
Po dodaniu pliku, jego metadane zostaną pobrane bezpośrednio z pliku XML i wczytane na formularz.
Do wniosku możemy dołączyć dowolną ilość aktów. Kolejne dokumenty dodajemy w analogiczny sposób jak pierwszy akt.
Zapis wniosku w Korespondencji roboczej
W każdym momencie tworzenia wniosku możemy zapisać go w kopiach roboczych. Zapisywanie może okazać się potrzebne gdy:
1.do wypełnianego wniosku zechcemy powrócić później i uzupełnić o dodatkowe dane (dodać kolejne akty),
2.podpisać i wysłać wniosek z innego komputera niż ten, na którym go utworzyliśmy.
W celu zapisania tworzonego wniosek, należy wybrać Zapisz.
Wyświetlony zostanie widok Korespondencji roboczej, gdzie został zapisany nasz wniosek.
Podpis wniosku i jego wysyłka
Po dodaniu wszystkich aktów, które chcemy przekazać we wniosku, wybieramy opcję Podpisz i wyślij.
Wyświetlony zostanie podgląd wniosku. Po sprawdzeniu jego treści możemy przystąpić do podpisu – wybieramy opcję Podpisz wniosek.
Wyświetlona zostanie lista wszystkich dostępnych podpisów. Wskazujemy odpowiedni certyfikat i klikamy na Podpisz.
Po wprowadzeniu poprawnego numeru PIN, wniosek zostanie podpisany i przesłany do adresata.
Po zamknięciu komunikatu o wysyłce wniosku, w lewym, górnym rogu dostępna będzie możliwość pobrania pliku PDF wniosku oraz ZIP z wysłanymi plikami.
Po poprawnej wysyłce, na adres e-mail użytkownika wysyłającego wniosek oraz adresy osób wskazanych na liście mailowej, zostanie przesłane Urzędowe Poświadczenie Odbioru wystawione przez system eDziennik, informujące o poprawnym przyjęciu aktów do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym.
Wszystkie wysłane wnioski znajdują się w Korespondencji wychodzącej. W kolumnie Status doręczenia wyświetlana jest informacja o odebraniu wniosku przez Redakcję Dziennika oraz istnieje możliwość pobrania pliku PDF wniosku. Po kliknięciu na wniosek, zostanie wyświetlona jego treść.
